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Facturas, recibos y reembolsos

Estas tres páginas manejan los documentos que fluyen entre la parroquia y el solicitante después de que se ofrece un estipendio. Las facturas se envían cuando se debe un pago. Los recibos se envían cuando llega el pago. Los reembolsos se envían cuando algo necesita devolverse. Las tres alimentan el mismo libro mayor de la parroquia, así que los totales en sus reportes siempre se concilian con los documentos fuente que se muestran aquí.

Las tres páginas de un vistazo​

Navegue a Panel de administración → Finanzas y elija la pestaña pertinente en la barra lateral:

  • Facturas — facturas de resumen de estipendios pendientes y pagadas, con descarga de PDF, correos de recordatorio y soporte para anular.
  • Recibos — cada recibo emitido por un pago, buscable por número de recibo, solicitante o método de pago, con correo, descarga de PDF y acciones de reembolso a nivel de artículo.
  • Reembolsos — la cola de intenciones que necesitan una decisión de reembolso, incluyendo reembolsos fallidos de Stripe y reembolsos que deben emitirse fuera de línea.

Un conteo en vivo junto a Reembolsos en la barra lateral muestra cuántos elementos necesitan atención actualmente. Hacer clic en la pestaña actualiza el conteo.

Facturas​

La página de Facturas es donde ve las facturas de resumen de estipendios que la parroquia ha enviado — típicamente una factura que agrupa varias intenciones de Misa para el mismo solicitante — y donde actúa sobre las que aún están pendientes.

Cada fila muestra el número de factura, estado, solicitante, fecha de emisión, fecha de vencimiento, total y saldo adeudado. La insignia de estado es uno de:

  • Borrador — guardada pero aún no emitida.
  • Abierta — emitida y esperando el pago completo.
  • Parcialmente Pagada — parcialmente pagada; el saldo adeudado aún es positivo.
  • Pagada — pagada en su totalidad.
  • Anulada — cancelada y excluida de los totales pendientes.

Use el cuadro de búsqueda para buscar por nombre del solicitante, correo o número de factura. El menú de estado filtra la lista a un solo estado a la vez.

Dónde se generan las facturas

Las facturas se crean desde la vista Pagos del Resumen de intenciones de Misa — seleccione intenciones no pagadas para un solo solicitante, haga clic en Opciones de Pago y elija la acción de factura de resumen de estipendios. La página de Facturas aquí es para gestionar lo que ya se ha generado.

Enviar y reemitir una factura​

Desde el menú de acciones en cualquier fila:

  1. Ver abre el visor de la factura con el desglose completo por línea, la información del solicitante y el estado del pago.
  2. Enviar recordatorio abre un compositor de correo prellenado con la dirección del solicitante. Use esto cuando una factura está vencida. Los recordatorios solo están disponibles en facturas Abiertas y Parcialmente Pagadas que aún tienen saldo adeudado.
  3. Descargar PDF genera el PDF imprimible de la factura, llamado stipend-summary-INV-NNNN.pdf. Entréguelo al solicitante en la oficina, adjúntelo al correo o consérvelo para los registros.
  4. Copiar enlace copia la URL pública de la factura a su portapapeles. El enlace funciona sin inicio de sesión — el solicitante puede abrirlo, ver la factura completa y pagar en línea si Stripe está configurado. Seguridad multi-inquilino: el enlace incluye el identificador de la parroquia, así que no puede confundirse con la factura de otra parroquia.
  5. Anular factura está disponible solo en facturas en Borrador y Abiertas que aún no han recibido ningún pago. Anular requiere una razón, que se almacena en el rastro de auditoría para futuros lectores.

Registrar el pago​

Los pagos contra una factura se registran desde la vista Pagos de la página de Intenciones de Misa o directamente desde el enlace público de la factura. La página de Facturas refleja cualquier pago que se haya registrado — cuando una factura se paga por completo, su estado cambia a Pagada y el recibo del pago se vuelve disponible en la pestaña Recibos.

Recibos​

La página de Recibos es el sistema de registro para cada pago que la parroquia ha aceptado, ya sea que haya entrado como efectivo en el plato de la colecta, un cheque en la oficina, una transferencia bancaria o un pago con tarjeta de crédito por Stripe.

Filtrar y buscar recibos​

La página tiene cuatro filtros en la parte superior:

  • Búsqueda — por número de recibo, nombre del solicitante o correo.
  • Método de Pago — Todos, Tarjeta de crédito, Efectivo, Cheque, Transferencia bancaria u Otro.
  • Estado de Revisión — Todos los recibos, o Solo necesita revisión para enfocarse en los recibos que el sistema marcó para seguimiento (por ejemplo, un recibo parcialmente reembolsado donde los metadatos no pudieron conciliarse limpiamente).
  • Rango de Fechas — un selector de calendario que limita la lista a fechas de emisión dentro del rango.

Haga clic en Buscar para aplicar los filtros o Limpiar Filtros para restablecer los valores predeterminados. Una insignia "N recibo(s) necesita(n) revisión" sobre la tabla de resultados le dice de un vistazo cuántos elementos están marcados.

Lo que muestra cada fila​

La lista de recibos muestra el número de recibo, fecha de emisión, solicitante, método de pago, monto total y un grupo de estado:

  • Válido (verde) o Anulado (rojo) — si el recibo está actualmente activo.
  • Necesita revisión (ámbar) — insignia informativa para los recibos que el sistema ha marcado.

La columna de acciones de cada fila contiene cuatro iconos:

  • Ojo — abrir el visor completo del recibo con el desglose por línea.
  • Descargar — descargar una copia en PDF del recibo para el feligrés o para los registros parroquiales.
  • Correo — reenviar el recibo por correo al solicitante. Solo disponible cuando hay un correo en archivo. Útil cuando un feligrés dice que nunca lo recibió o perdió el original.
  • Prohibir — emitir un reembolso. La descripción del icono cambia según el método de pago: Reembolsar a Tarjeta para pagos por Stripe, o Cancelar Registro de Pago para pagos en efectivo, cheque o transferencia bancaria. Oculto cuando el recibo ya está anulado o cuando no queda nada por reembolsar.

Reemitir un recibo perdido​

Cuando un feligrés pide una copia de un recibo que no puede encontrar:

  1. Búsquelo por su nombre o correo.
  2. Haga clic en el icono del ojo para confirmar el recibo correcto.
  3. Haga clic en el icono de descarga para guardar el PDF, o haga clic en el icono del correo para enviarle el recibo directamente.

Ambas acciones dejan un registro en el rastro de auditoría que muestra quién lo reemitió y cuándo.

Reembolsos a nivel de artículo desde un recibo​

El visor de recibos soporta reembolsar artículos individuales en lugar del recibo completo a la vez. Esto es útil cuando una Misa de un recibo de varias Misas necesita ser cancelada pero las demás deben mantenerse. Abra el recibo, seleccione los artículos a reembolsar, ingrese una razón de reembolso entre 10 y 500 caracteres, y confirme. Stripe reembolsa las tarjetas automáticamente; los reembolsos que no son por tarjeta caen en la cola de Reembolsos para manejo fuera de línea.

Reembolsos​

La página de Reembolsos es la cola de trabajo de reembolsos que necesita acción administrativa. La mayoría de los reembolsos en Sacramentum son automáticos — cuando una intención pagada por Stripe se rechaza o cancela, Sacramentum le dice a Stripe que reembolse la tarjeta y el elemento de la cola se cierra solo. La cola es para los casos donde la automatización no es suficiente.

Cuándo aparece un reembolso aquí​

Un reembolso aparece en esta cola cuando ocurre uno de los siguientes:

  • Manual Requerido — un reembolso en efectivo, cheque o transferencia bancaria. No hay un camino automático para devolver el dinero, así que un administrador debe entregar al feligrés efectivo, escribir un cheque o iniciar una transferencia bancaria fuera de Sacramentum.
  • Fallido — Stripe rechazó el intento de reembolso (saldo insuficiente, tarjeta vencida u otro error). El administrador necesita resolver el problema subyacente y reintentar a través de Stripe o marcar el reembolso como completo después de manejarlo fuera de línea.
  • Necesita Acción — un comodín para los reembolsos que el sistema marcó para revisión humana.
  • Solicitado — un reembolso que se ha iniciado pero aún no ha sido confirmado por el procesador de pagos.
  • Reembolsado — un reembolso que se completó con éxito. Visible para fines de auditoría cuando se selecciona el filtro Reembolsado.

El filtro predeterminado es "Necesita Acción" para que el caso más común — reembolsos esperándolo a usted — sea lo que ve primero. Cambie a Todos para incluir los últimos 30 días de cada estado de reembolso.

Procesar un reembolso manual​

Cuando una fila muestra Manual Requerido, Fallido o Necesita Acción:

  1. Entregue al solicitante su reembolso fuera de línea — efectivo del cajón de caja chica, un cheque parroquial, una transferencia bancaria o cualquier vía de reembolso normal de su parroquia.
  2. Haga clic en Marcar como Reembolsado en la fila en Sacramentum.
  3. En el diálogo, elija la Cuenta de Reembolso de la que salió el dinero:
    • Cuenta Operativa (1000) — la cuenta bancaria de la parroquia, para reembolsos contra los que escribió un cheque o transfirió desde el banco.
    • Fondos No Depositados (1100) — para reembolsos en efectivo extraídos de la caja antes del depósito.
  4. Añada Notas de Reembolso explicando la situación — por ejemplo, "Devueltos $25 en efectivo el 2026-04-15" o "Emitido cheque #1492 desde la cuenta operativa".
  5. Haga clic en Marcar Reembolsado para registrar el reembolso en el libro mayor.

El reembolso se registra contra la cuenta correcta, el recibo se actualiza para reflejar el reembolso, y el elemento de la cola de Reembolsos se cierra. El rastro de auditoría captura quién marcó el reembolso, cuándo y desde qué cuenta.

aviso

Siempre registre los reembolsos fuera de línea en Sacramentum el mismo día que los emite. El libro mayor no se entera automáticamente de efectivo, cheques o transferencias bancarias — dejar un reembolso sin marcar significa que sus reportes sobreestiman los pasivos y subestiman las salidas de efectivo. La cola de Reembolsos es el único lugar donde el libro mayor de la parroquia y el mundo real se concilian para los reembolsos que no son por Stripe.

Reembolsos de Stripe que no necesita procesar​

La mayoría de los reembolsos de Stripe ocurren automáticamente y nunca aterrizan en la cola. Cuando un feligrés cancela una intención, un administrador rechaza una solicitud o alguien reembolsa un recibo desde la página de Recibos, Sacramentum llama a Stripe y Stripe reembolsa la tarjeta. La cola de Reembolsos solo expone un reembolso de Stripe cuando algo ha salido mal — típicamente un estado "Fallido" — punto en el cual investiga en Stripe directamente, corrige el problema subyacente y reintenta o lo marca como manejado.

Rastro de auditoría​

Cada reembolso — automático o manual, exitoso o fallido — se registra contra el recibo y contra la intención de origen. Puede revisar el historial completo desde el visor del recibo o desde la acción Ver Historial en la lista de Intenciones de Misa. Nada en esta cola es eliminable; las anulaciones y reversiones crean entradas nuevas en lugar de borrar las antiguas.

Qué sigue​

  • Reportes — vea los reembolsos, recibos y facturas pendientes resumidos a través del período
  • Pagos — liquide las obligaciones de estipendios de sacerdotes que crean los recibos pagados
  • Aprobaciones pendientes — el flujo de rechazo que envía la mayoría de los reembolsos a esta cola

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