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Salones y eventos

Salones y Eventos es donde gestiona los espacios reservables dentro de su parroquia — el salón parroquial, las aulas, las salas de conferencias y otros espacios que los ministerios reservan para reuniones y eventos. Esto es diferente de Lugares, que representan los espacios de culto (la iglesia, la capilla, la capilla de adoración) donde se vinculan los horarios de Misa y confesión. Los Lugares describen dónde se celebra la Misa; los salones describen espacios que puede reservar.

El área de Salones y Eventos está dividida en tres pestañas: Salones, Grupos y Calendario de eventos. Juntas le permiten describir cada espacio reservable, listar los ministerios y grupos que los usan, y ver cada reserva, reunión y evento sacramental en un solo calendario.

La página de Salones y Eventos​

Navegue a Panel de administración → Salones y Eventos. La barra lateral abre tres pestañas:

  • Salones — cada espacio reservable, con capacidad, código de color y los tipos de actividades que admite.
  • Grupos — grupos de ministerios y organizaciones externas codificados por color con datos de contacto para la programación.
  • Calendario de eventos — un calendario de semana o mes completo de cada reserva, reunión, sacramento y Misa en su parroquia.

Cada pestaña recuerda sus propios filtros y configuración de vista.

Agregar un salón​

Un salón es un solo espacio reservable — un salón, un aula, una sala de reuniones — vinculado a un lugar principal.

  1. Abra la pestaña Salones y haga clic en Agregar salón.
  2. Ingrese un nombre de Salón (por ejemplo, "Salón Parroquial") y un Código corto opcional (por ejemplo, "SALÓN").
  3. Elija el Lugar principal. Cada salón debe pertenecer a un lugar, así que elija la iglesia, capilla o campus donde está ubicado el salón.
  4. Establezca una Capacidad opcional (cantidad máxima de personas) y un Color de visualización. El color se usa para identificar el salón en el calendario de eventos.
  5. Use los interruptores de Propiedades para marcar cómo se puede usar el salón:
    • Misa — se pueden celebrar Misas aquí.
    • Confesión — se pueden escuchar confesiones aquí.
    • Sacramentos y ritos — bodas, funerales, bautismos y quinceañeras se pueden celebrar aquí.
    • Público — muestra este salón en su página de horarios y reservas pública.
  6. Agregue cualquier Nota (sistema de sonido, detalles de accesibilidad, restricciones).
  7. Haga clic en Guardar salón.

El salón aparece en la tabla, codificado por color con sus etiquetas y distintivo de visibilidad.

tip

Use el campo Código para mantener cortos los nombres de los salones en el calendario. Un nombre largo como "Salón Parroquial San José" sigue apareciendo completo en las pantallas de detalle, pero el código "SALÓN" es lo que se muestra en las casillas compactas del calendario.

Editar un salón​

Haga clic en el icono de lápiz en cualquier fila para reabrir el formulario. Puede renombrar el salón, moverlo a un lugar diferente, cambiar la capacidad, alternar propiedades o actualizar las notas. Haga clic en Actualizar salón para guardar.

Si desactiva el interruptor de Misa en un salón que aún tiene Misas programadas, Sacramentum bloquea el cambio y lista cada horario de Misa recurrente y Misa única que debe moverse o cancelarse primero. Actualice esos horarios y luego regrese al salón y desactive la propiedad de Misa.

Eliminar un salón​

Haga clic en el icono de papelera para abrir la confirmación de eliminación. Sacramentum permite la eliminación solo cuando el salón nunca se ha usado. Si el salón está referenciado por alguno de estos — incluyendo registros pasados — el diálogo bloquea la eliminación y lista las referencias:

  • Horarios recurrentes de Misa o confesión
  • Eventos de Misa o confesión (pasados o futuros)
  • Reservas de instalaciones o series de reuniones recurrentes
  • Bodas, funerales, bautismos o quinceañeras

Las referencias pasadas también cuentan. Eliminar el salón borraría su nombre de los horarios históricos y los registros sacramentales, por lo que el sistema lo conserva. Si ya no usa un salón, archive la visualización de su lugar principal o simplemente déjelo en su lugar — no necesita eliminarlo para dejar de aparecer en nuevas reservas.

Agregar un grupo de reuniones​

Un grupo representa un ministerio, comité u organización externa que reserva espacio en su parroquia — por ejemplo, "Acólitos", "Caballeros de Colón" o "Boy Scouts Tropa 101".

  1. Abra la pestaña Grupos y haga clic en Agregar grupo.
  2. Ingrese un nombre de Grupo y elija un Color. El color se usa para los eventos del grupo en el calendario.
  3. Opcionalmente agregue un Nombre de contacto, Teléfono y Correo electrónico para que otros administradores sepan a quién contactar sobre preguntas de programación.
  4. Active Público si los eventos del grupo deben aparecer en el calendario público de la parroquia.
  5. Haga clic en Guardar grupo.

Los grupos aparecen en la tabla con sus datos de contacto y un distintivo de visibilidad.

Editar, archivar y restaurar grupos​

Haga clic en el icono de lápiz para editar el nombre, color, datos de contacto o visibilidad de un grupo. Para retirar un grupo, haga clic en el icono Archivar — esto oculta el grupo de los menús desplegables de nuevas reservas mientras conserva cada reserva pasada que lo referenció.

El archivado se bloquea cuando un grupo aún está vinculado a series activas, reservas próximas o cambios próximos. El mensaje de error lista los conteos exactos para que sepa qué reasignar o terminar primero.

Para traer de vuelta un grupo archivado, active Mostrar archivados en la barra de herramientas y luego haga clic en el icono de restaurar en la fila archivada.

info

Solo los administradores ven el interruptor Mostrar archivados y las acciones de archivar y restaurar. Otros usuarios ven solo grupos activos.

El Calendario de eventos​

La pestaña Calendario de eventos le ofrece una vista única de todo lo que sucede en su instalación — reservas, reuniones, sacramentos y Misas — codificado por color por salón y grupo.

Elegir una vista​

Use la barra de herramientas para alternar entre vista de Semana y Mes, saltar a Hoy o avanzar y retroceder por semana o mes. La vista, los filtros y las selecciones de tipo de evento se guardan entre sesiones para cada usuario.

Filtrar eventos​

Tres filtros reducen el calendario a lo que necesita:

  • Lugar — muestra solo eventos en un lugar específico.
  • Salón — muestra solo eventos reservados en un salón específico. La lista se actualiza automáticamente según el filtro de lugar.
  • Tipos de evento — active o desactive cada categoría: Misas, Confesiones, Sacramentos y Eventos. Use esto para enfocarse en, por ejemplo, solo bodas y reservas mientras oculta las Misas de rutina.

Crear una reserva única​

  1. En la barra de herramientas del calendario, haga clic en Nueva reserva, o haga clic y arrastre sobre un intervalo de tiempo en la vista de semana.
  2. Ingrese el Título de la reserva (por ejemplo, "Clase de Confirmación").
  3. Elija el Lugar y uno o más Salones. Opcionalmente marque Incluir espacio principal de culto si la reserva necesita el santuario además de un salón.
  4. Establezca la Fecha, Hora de inicio y Hora de fin.
  5. Opcionalmente asigne la reserva a un Grupo para que tome el color y la información de contacto de ese grupo.
  6. Elija una Visibilidad — solo interna o pública. Las reservas públicas aparecen en el calendario del sitio web parroquial.
  7. Haga clic en Guardar.

La reserva aparece inmediatamente en el calendario de eventos. Para editarla o cancelarla, haga clic en el evento y elija la acción correspondiente.

Crear una serie de reuniones recurrentes​

Para los ministerios que se reúnen en un horario regular — ensayos semanales del coro, reuniones mensuales del consejo — cree una serie recurrente en lugar de repetir reservas únicas.

  1. Haga clic en Nueva serie en la barra de herramientas del calendario.
  2. Ingrese el Título, elija el Lugar y los Salones y establezca la Hora de inicio, Hora de fin y Grupo.
  3. Configure la recurrencia: elija Semanal, Quincenal o Mensual, elija el día de la semana en que se realiza la serie y establezca la Fecha de inicio y Fecha de fin opcional.
  4. Haga clic en Guardar.

Cada ocurrencia aparece en el calendario. Para cambiar una sola ocurrencia — moverla a otro salón, acortarla o cancelar solo esa semana — haga clic en la ocurrencia y use la acción Editar esta ocurrencia. Las ediciones a nivel de serie (renombrar, terminar la serie, cambiar el día de la semana) se hacen desde el mismo diálogo en Editar serie.

Leer el calendario​

Cada casilla está coloreada por su salón (o por el grupo, si la reserva está asignada a uno). Los eventos sacramentales como bodas y funerales llevan los nombres de los participantes y un pequeño icono que indica el rito. Los eventos de Misa muestran el celebrante y cualquier marcador de Misa privada. Pase el cursor o haga clic en cualquier casilla para ver el detalle completo.

tip

Si el calendario se siente abarrotado, desactive los tipos de evento uno a la vez. Un coordinador de instalaciones que solo gestiona reservas puede ocultar las Misas y confesiones y ver solo el lado de alquiler de salones del horario.

Qué sigue​

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