Cuentas

La página de Cuentas es el libro mayor parroquial — un registro completo de partida doble de cada dólar que ha pasado por Sacramentum. Cada cuenta contiene una lista de asientos contables; cada asiento tiene una fecha, una descripción, un monto de débito o crédito, un saldo en curso y un estado. Desde aquí puede revisar saldos, profundizar en transacciones, registrar ajustes manuales y conciliar su contabilidad contra extractos bancarios, comprobantes de depósito y pagos de Stripe.

La página de Cuentas

Navegue a Panel de administración → Finanzas → Cuentas. La página se divide en dos áreas:

• Selector de cuenta en la parte superior — un menú desplegable que lista todas las cuentas en su libro de cuentas con su saldo actual.
• Tabla de registro debajo — los asientos contables para la cuenta seleccionada, con columnas de fecha, descripción, referencia, débito, crédito, saldo en curso y estado.

Sacramentum se abre en una cuenta predeterminada sensata cuando llega — generalmente Fondos no depositados (1100) para que pueda ver inmediatamente el efectivo y los cheques esperando ser depositados. Cambie de cuenta seleccionando otra del menú desplegable.

El libro de cuentas predeterminado

Cada parroquia comienza con el mismo libro de cuentas sembrado. Puede agregar, renombrar o desactivar cuentas para coincidir con cómo trabaja su contador, pero la mayoría de las parroquias usan los valores predeterminados tal como están.

Código	Cuenta	Tipo	Qué rastrea
1000	Banco operativo	Activo	Fondos en su cuenta bancaria parroquial
1100	Fondos no depositados	Activo	Efectivo y cheques recibidos pero aún no llevados al banco
1200	Compensación de Stripe	Activo	Pagos en línea esperando transferirse de Stripe a su banco
1300	Estipendios por cobrar	Activo	Estipendios adeudados por intenciones aceptadas, aún no pagados por los solicitantes
2000	Por pagar a sacerdote	Pasivo	Monto total adeudado a celebrantes (una subcuenta por sacerdote)
2100	Por pagar a la diócesis	Pasivo	Fondos cobrados para la diócesis pendientes de remesa
3100	Ofrendas adicionales	Ingreso	Ofrendas opcionales adicionales más allá del estipendio estándar
4100	Ingresos por ofrendas memoriales	Ingreso	Ofrendas por velas memoriales y votivas
5000	Comisiones de procesamiento	Gasto	Comisiones de Stripe y otras comisiones de transacción
5200	Honorarios de sacerdote visitante	Gasto	Honorarios de ayuda pagados a sacerdotes visitantes
5210	Reembolso de kilometraje	Gasto	Kilometraje reembolsado a clero visitante
5220	Honorario de clero visitante	Gasto	Honorarios pagados al clero visitante

Los códigos de cuenta con prefijo 2000- son subcuentas individuales de sacerdote. Sacramentum crea una automáticamente la primera vez que se le adeuda dinero a un sacerdote, nombrada en su honor. Por defecto el menú desplegable oculta las subcuentas de sacerdotes para mantener la lista corta — alterne Mostrar pagos a sacerdotes para mostrarlas.

Tipos de cuenta

Cada cuenta pertenece a una de cinco categorías que determinan cómo Sacramentum muestra los saldos y qué flujos de trabajo se aplican:

• Activo — lo que la parroquia posee (cuentas bancarias, dinero en tránsito, cuentas por cobrar).
• Pasivo — lo que la parroquia debe (por pagar a sacerdote, por pagar a la diócesis).
• Patrimonio — fondos parroquiales acumulados, usado en contabilidad estándar.
• Ingreso — dinero que entra (estipendios, ofrendas, ingresos por ofrendas memoriales).
• Gasto — dinero que sale (comisiones de procesamiento, honorarios de clero visitante).

Para cuentas de ingresos y gastos, Sacramentum rastrea adicionalmente un estado de exportación para que pueda marcar entradas como exportadas a su software contable externo (como QuickBooks Online).

Ver el registro de una cuenta

1. Seleccione una cuenta del menú desplegable en la parte superior de la página.
2. El registro se carga abajo, mostrando cada asiento contable de esa cuenta en orden de fecha con un saldo en curso.
3. Use los controles de rango de fechas — Últimos 30 días, Últimos 90 días, Últimos 365 días, Todo el tiempo o un rango personalizado — para enfocarse en un período específico.
4. Use la caja de búsqueda para encontrar entradas por descripción o referencia.
5. Use el filtro de estado para mostrar solo entradas conciliadas, no conciliadas, exportadas o no exportadas según el tipo de cuenta.

Haga clic en cualquier encabezado de columna para ordenar. El resumen al pie del registro muestra los débitos totales, créditos totales y el saldo final para la vista filtrada.

tip

Para cuentas de balance general (activos, pasivos, patrimonio), Sacramentum también muestra el saldo verdadero de la cuenta — el saldo de todos los tiempos ignorando el filtro de fechas — para que siempre conozca el saldo actual real incluso cuando esté mirando una ventana estrecha.

Agregar una transacción manual

La mayoría de los asientos contables se asientan automáticamente como efecto secundario de intenciones, pagos, cumplimientos y pagos a sacerdotes. Para situaciones donde necesite hacer un ajuste directo al libro mayor — registrar una transferencia de efectivo entre cuentas, corregir un error fuera del sistema o asentar un gasto único — use el diálogo de asiento contable manual.

1. Haga clic en Nueva transacción en la barra de herramientas.
2. Elija una Fecha e ingrese una Descripción que explique qué representa la entrada.
3. Opcionalmente ingrese un número de Referencia para cruzar con registros en papel.
4. Agregue líneas a la entrada, una por cada cuenta afectada. Cada línea toma una Cuenta, un monto de Débito o Crédito (no ambos) y un Memo opcional.
5. Agregue más líneas según sea necesario — cada entrada debe tener al menos dos líneas.
6. Ingrese una Razón que explique por qué está registrando esta transacción fuera de los flujos normales. La razón se almacena en la auditoría.
7. Haga clic en Guardar.

Sacramentum valida que los débitos sean iguales a los créditos antes de guardar — un asiento que no cuadra no puede asentarse. Si su entrada toca una cuenta relacionada con estipendios (Estipendios por cobrar, Por pagar a sacerdote o cualquier subcuenta de sacerdote), aparece una casilla adicional de reconocimiento confirmando que entiende que las ediciones directas a estas cuentas pueden afectar el seguimiento canónico de estipendios.

aviso

Los asientos contables manuales son poderosos e irreversibles. Una vez asentados aparecen en conciliaciones e informes igual que cualquier entrada generada por el sistema. Si necesita deshacer uno, use la acción Anular — no lo elimine, porque la eliminación rompería la cadena de auditoría.

Anular un asiento

Cuando un asiento manual o generado por el sistema necesita deshacerse — un depósito registrado por error, un ajuste mal asentado — anúlelo en lugar de editarlo o eliminarlo. Una anulación asienta una entrada espejo que cancela el original mientras conserva ambos registros para auditoría.

1. Encuentre la entrada en el registro.
2. Abra el menú de acciones de la fila y seleccione Anular.
3. Elija una Fecha de anulación (la fecha en que la cancelación debe aparecer en el libro mayor).
4. Ingrese una Razón que explique por qué se está anulando la entrada.
5. Haga clic en Guardar.

La entrada original se marca como anulada, y una nueva entrada espejo se asienta en la fecha elegida. Ambas filas muestran insignias Anulado en el registro para que la relación sea visible de un vistazo.

Conciliar una cuenta

Sacramentum admite tres flujos de conciliación según la cuenta:

• Conciliación bancaria (1000) — emparejar entradas del libro mayor contra su extracto bancario.
• Conciliación de depósitos (1100) — convertir un lote de efectivo y cheques en Fondos no depositados en un único depósito bancario asentado en su Banco operativo.
• Conciliación de pagos de Stripe (1200) — emparejar cargos individuales de Stripe contra el pago consolidado que Stripe envió a su banco.

Conciliar contra un extracto bancario

1. Seleccione Banco operativo (1000) del menú desplegable de cuentas.
2. Haga clic en Iniciar conciliación en la barra de herramientas.
3. Ingrese la Fecha de cierre del extracto y el Saldo final del extracto de su extracto bancario.
4. Haga clic en Continuar. El registro cambia al modo de conciliación y filtra para mostrar solo entradas no conciliadas con fecha igual o anterior a la del extracto.
5. Marque la casilla en cada entrada que aparece en el extracto. El encabezado rastrea el Saldo conciliado, el Saldo del extracto y la Diferencia en tiempo real.
6. Cuando la diferencia llegue a cero, haga clic en Completar conciliación.

Sacramentum guarda la conciliación, marca las entradas emparejadas como Conciliado y restaura su vista de filtros anterior. Si necesita alejarse a mitad de la conciliación, haga clic en Salir — las entradas que marcó permanecen marcadas, y puede continuar más tarde.

Registrar un depósito bancario

Cuando lleva un lote de efectivo y cheques de Fondos no depositados (1100) al banco, Sacramentum los colapsa en una sola entrada de depósito en la cuenta bancaria.

1. Seleccione Fondos no depositados (1100) del menú desplegable.
2. Marque las casillas en cada entrada no depositada que va al banco.
3. Haga clic en Registrar depósito en la barra de herramientas.
4. Ingrese la Fecha del depósito, Monto total, Monto en efectivo y Monto en cheques opcionales con conteo de cheques, y un Número de comprobante opcional.
5. Haga clic en Guardar.

Las entradas seleccionadas pasan al estado depositado en 1100, y una sola entrada coincidente se asienta en Banco operativo (1000) por el monto total.

Exportar el registro

Para entregar datos del libro mayor a un contador externo o cargar a QuickBooks:

1. Con la cuenta y los filtros de fecha establecidos como desea, haga clic en Exportar CSV para descargar la vista actual, o Exportar todo para descargar todas las entradas independientemente de los filtros.
2. Para cuentas de ingresos y gastos, seleccione entradas y haga clic en Marcar como exportado para marcarlas y que las exportaciones futuras puedan excluirlas.

Las exportaciones CSV incluyen columnas de fecha, descripción, referencia, débito, crédito, saldo, estado de conciliación y estado de exportación.

Qué sigue

• Pagos — convierta estipendios cumplidos pero no pagados en pagos a sacerdotes
• Reportes — extraiga resúmenes de obligaciones, ingresos y gastos del libro mayor
• Facturas, recibos y reembolsos — gestione los documentos que fluyen hacia y desde los solicitantes

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