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Solicitudes anticipadas

Las solicitudes anticipadas permiten a los feligreses reservar una intención de Misa para una fecha más lejana que su ventana habitual de programación — normalmente, más de un año por adelantado. Sacramentum mantiene estas solicitudes en cola y las promueve al flujo regular de intenciones a medida que su fecha entra en la ventana estándar. Es útil para Misas de aniversario y conmemoraciones planeadas con mucha antelación, cuando las familias quieren asegurar la fecha desde temprano.

La página de solicitudes anticipadas​

Navegue a Panel de administración → Misas e Intenciones → Solicitudes anticipadas. La página muestra una tabla con todas las solicitudes anticipadas que ha recibido la parroquia, con filtros por etapa, estado de pago y un buscador para encontrar a un solicitante o intención específica.

Cada fila muestra la fecha solicitada, el lugar, la etapa actual, el nombre y los datos de contacto del solicitante, el texto de la intención, el monto del estipendio y su moneda, el estado del pago y un menú de acciones. Una insignia en la barra lateral indica cuántas solicitudes están en estado Listas, para que vea de un vistazo cuándo hay trabajo por hacer.

Tres botones aparecen sobre la tabla:

  • Filtro de etapa — limite la lista a solicitudes en Anticipadas, Listas o En espera.
  • Filtro de pago — limite la lista por estado de pago (pagada, pendiente, reembolsada).
  • Agregar solicitud anticipada — abre un formulario para crear una manualmente, útil para feligreses que llaman por teléfono o se acercan en persona.
info

Las solicitudes anticipadas son una cola aparte. No aparecen en el calendario público de Misas ni en la lista regular de intenciones hasta que sean asignadas. Una vez asignadas, se convierten en intenciones de Misa normales y siguen el flujo estándar de programación y boletín.

Habilitar las solicitudes anticipadas​

Las solicitudes anticipadas están desactivadas de manera predeterminada. Para activarlas:

  1. Navegue a Panel de administración → Ajustes.
  2. Abra la sección Intenciones de Misa y busque Solicitudes anticipadas de intenciones de Misa.
  3. Active el interruptor Habilitar solicitudes anticipadas.
  4. Configure Días máximos por adelantado — la fecha más lejana que un feligrés puede solicitar. La ventana estándar es de 365 días; valores superiores abren la ventana anticipada. Muchas parroquias usan 730 (dos años).
  5. Elija una Política de asignación: Por orden de llegada, Sorteo o Selección manual. Esto controla cómo se ordena la cola cuando varias solicitudes compiten por la misma fecha.
  6. Opcionalmente, desactive Requerir pago para solicitudes anticipadas públicas si desea que el formulario público acepte reservas sin un estipendio inicial.
  7. Haga clic en Guardar.

Cuando la función está activa, los feligreses pueden enviar solicitudes anticipadas desde su sitio público y la pestaña Solicitudes anticipadas aparece en la barra lateral del panel de administración con una insignia de las solicitudes listas.

Las tres etapas​

Toda solicitud anticipada pasa por tres etapas:

  • Anticipada — la solicitud se envió cuando su fecha aún estaba más allá de la ventana estándar. Permanece en la cola y espera.
  • Lista — la fecha solicitada ya entró en la ventana estándar de programación, y la solicitud puede convertirse en una intención de Misa regular.
  • En espera — la solicitud se mantiene en reserva. Use esta etapa cuando una fecha tenga más solicitudes que cupos, o cuando quiera diferir una solicitud sin rechazarla.

Una solicitud comienza en Anticipada, avanza automáticamente a Lista cuando su fecha entra en la ventana estándar, y solo se convierte en una intención de Misa real cuando usted la asigna.

Revisar una solicitud anticipada​

  1. Haga clic en la fila de la solicitud que desea revisar. Se abre el menú de acciones (tres puntos).
  2. Seleccione Editar para cambiar la fecha solicitada, el lugar, el texto de la intención, el monto del estipendio o cualquier dato de contacto. Útil para corregir errores o registrar una aclaración recibida por teléfono.
  3. Seleccione Ver factura si la solicitud se pagó en línea — la factura se abre en un panel lateral mostrando el estipendio, la moneda y cualquier recibo emitido.
  4. Si la fecha aún está lejana y solo desea acusar recibo, no se requieren más acciones. Sacramentum la moverá automáticamente a Lista cuando llegue el momento.
tip

Use el buscador para localizar una solicitud por el nombre del solicitante o por el nombre del difunto en el texto de la intención. Es la forma más rápida de confirmar que no ha recibido ya la misma intención de un familiar.

Asignar una solicitud lista​

Cuando una solicitud llega a la etapa Lista, usted decide si programarla como intención de Misa.

  1. Filtre la tabla por la etapa Lista.
  2. Seleccione una o más filas con las casillas a la izquierda. La tabla solo permite seleccionar filas elegibles para la acción que ha elegido.
  3. Haga clic en Asignar desde el menú de acciones de la fila — o, con varias filas seleccionadas, use el botón Asignar masivo en la parte superior de la tabla.
  4. Sacramentum revisa los cupos disponibles en la fecha solicitada y crea una intención de Misa real asignada al siguiente cupo libre o, si no hay cupo, deja la solicitud en cola con un aviso.

Si su parroquia usa la política Por orden de llegada, asignar una solicitud puede mover otra a la lista de espera — el orden de la cola aparece en la columna Posición para que vea quién sigue.

Mover a la lista de espera​

Si una fecha está sobre-suscrita o desea reservar una solicitud sin rechazarla, abra el menú de acciones de la fila y elija Lista de espera. La solicitud pasa a la etapa En espera y queda excluida de la asignación automática hasta que la regrese. La acción masiva de lista de espera está disponible desde la barra de herramientas cuando hay varias filas Listas seleccionadas.

Rechazar una solicitud​

Use Rechazar cuando una solicitud no pueda atenderse — por ejemplo, cuando la fecha solicitada coincide con un cierre parroquial, cuando el texto de la intención es inadecuado, o cuando el feligrés ha pedido cancelar.

  1. Abra el menú de acciones y elija Rechazar.
  2. Ingrese un motivo breve. El motivo se registra en la solicitud y se incluye en el correo de rechazo enviado al solicitante.
  3. Haga clic en Rechazar para confirmar.

Si la solicitud tenía un estipendio pagado, el diálogo lo guía también por el reembolso del pago.

Registrar el pago​

Si el formulario público se configuró para no requerir pago, o si el solicitante paga en persona, use el menú de acciones para abrir Cobro. Sacramentum agrupa todas las solicitudes impagadas del mismo solicitante para que pueda recibir un único estipendio combinado, generar una sola factura y emitir un solo recibo — incluso si la familia envió varias intenciones para fechas distintas.

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