Comprender los registros parroquiales
Sacramentum utiliza tres tipos separados de registros para los feligreses, cada uno con un propósito diferente. Comprender cómo se conectan es la clave para gestionar la identidad limpiamente y fusionar duplicados de forma segura.
Los tres tipos de registro
| Registro | Para qué sirve | Dónde encontrarlo |
|---|---|---|
| Cuenta de inicio de sesión | Permite a alguien iniciar sesión en el sistema | Pestaña de Usuarios |
| Solicitante | Rastrea quién envió una solicitud (intención de Misa, ofrenda, etc.) | Pestaña de Solicitantes |
| Persona | El registro principal de identidad parroquial para este ser humano | Pestaña de Personas |
Un Hogar agrupa Personas relacionadas en una familia. Los gestiona en la pestaña de Hogares.
Cómo se conectan
En el caso más limpio, un feligrés tiene los tres conectados en una cadena:
Cuenta de sesión → Solicitante → Persona → Hogar
(acceso) (solicitudes) (identidad) (familia)
Pero muchos registros válidos están incompletos:
- Un feligrés sin cuenta tiene un Solicitante y quizás una Persona, pero no cuenta de inicio de sesión.
- Una funeraria tiene un Solicitante, pero no registro de Persona — no es un ser humano.
- Una Persona recién importada puede no tener un Solicitante todavía.
Todo esto es normal.
Los Solicitantes son para rastrear solicitudes. Las Personas son para rastrear identidad. Las Cuentas de inicio de sesión son para el acceso al sistema. Están conectados pero no son lo mismo.
¿Qué pestaña debo usar?
| Necesito... | Ir a |
|---|---|
| Corregir el teléfono o correo de un solicitante | Pestaña de Solicitantes → Editar |
| Ver quién envió una intención de Misa | Pestaña de Solicitantes → Ver |
| Fusionar perfiles de solicitud duplicados | Pestaña de Solicitantes → seleccionar y Fusionar |
| Ver o editar el registro principal de una persona | Pestaña de Personas |
| Fusionar registros de identidad duplicados | Pestaña de Personas → seleccionar y Fusionar |
| Organizar agrupaciones familiares | Pestaña de Hogares |
| Crear o gestionar cuentas de inicio de sesión | Pestaña de Usuarios |
| Revisar coincidencias de identidad marcadas | Pestaña de Revisión de identidad |
Situaciones comunes
Un nombre aparece dos veces en la pestaña de Solicitantes
Esto generalmente significa que la misma persona envió solicitudes en diferentes ocasiones (una vez en línea, otra en persona) y se crearon dos perfiles de solicitante separados.
Qué hacer: Seleccione ambos solicitantes, haga clic en Fusionar seleccionados y siga el asistente. Vea Gestionar solicitantes para instrucciones paso a paso.
La misma persona aparece dos veces en la pestaña de Personas
Esto significa que existen dos registros de Persona separados para el mismo ser humano. Este es un duplicado más profundo que un duplicado de solicitante.
Qué hacer: Seleccione ambas personas, haga clic en Fusionar seleccionados y siga el asistente. Vea Gestionar personas para más detalles.
Una organización no tiene registro de Persona
Eso es correcto. Las organizaciones (funerarias, ministerios, escuelas) son solicitantes válidos pero no son personas. No cree un registro de Persona para ellos.
Un solicitante no tiene cuenta de inicio de sesión
Eso es normal. Muchos feligreses interactúan con la parroquia en persona o por teléfono y nunca crean una cuenta en línea. El perfil de solicitante aún rastrea su historial de solicitudes.
El solicitante de una pareja debe convertirse en el de una persona
Ejemplo: "John & Jane Smith" ahora debe ser solo "Jane Smith."
Qué hacer:
- Edite el perfil del solicitante — cambie el tipo de Hogar conjunto a Individual y actualice el nombre.
- Por separado, revise los registros de Persona y Hogar vinculados en sus respectivas pestañas.
Cambiar el solicitante no actualiza automáticamente las Personas o los Hogares.
La regla de fusión
Cuando tanto la pestaña de Solicitantes como la de Personas tienen duplicados para el mismo individuo, siempre fusione las Personas primero, luego fusione los Solicitantes.
Esto se debe a que si dos solicitantes apuntan a dos registros de Persona diferentes, el sistema bloqueará la fusión de solicitantes hasta que resuelva el duplicado a nivel de Persona.
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Dos solicitantes, misma Persona vinculada | Fusionar Solicitantes directamente |
| Dos solicitantes, solo uno tiene vínculo de Persona | Fusionar Solicitantes directamente — el vínculo de Persona se transfiere |
| Dos solicitantes, Personas vinculadas diferentes | Fusionar Personas primero, luego fusionar Solicitantes |
| Dos solicitantes, cuentas de inicio de sesión diferentes | Fusionar Solicitantes — elegir qué cuenta permanece |
| Múltiples duplicados en ambas pestañas | Fusionar Personas primero, luego fusionar Solicitantes |
Cuentas de inicio de sesión durante fusiones
Las cuentas de inicio de sesión nunca se fusionan automáticamente. Si dos solicitantes que se están fusionando están vinculados a diferentes cuentas de inicio de sesión, el sistema le pide que elija cuál permanece vinculada al solicitante sobreviviente. La otra cuenta no se elimina — simplemente se desvincula.
Para el personal parroquial, el modelo mental más seguro es: conserve un vínculo de cuenta, pero no espere que las cuentas se fusionen.
¿Qué pasa si algo sale mal?
¿Puedo deshacer una fusión? Las fusiones no se pueden deshacer automáticamente. El sistema mantiene un registro de auditoría completo de lo que se fusionó y cuándo, pero revertir una fusión requiere intervención del administrador. Por eso el sistema le pide que escriba MERGE como confirmación.
Elegí el registro equivocado para conservar. Contacte a su administrador del sistema. Los datos del registro fusionado se preservan en los registros de auditoría, por lo que la recuperación es posible pero debe hacerse manualmente.
Una fusión grupal se detuvo a medio camino. Si una fusión grupal encuentra un error después de que algunos registros ya se han fusionado, el sistema le indica cuántos pasos se completaron. Los registros restantes no se tocaron y puede reintentar con ellos.
No estoy seguro/a de si debo fusionar. En caso de duda, no fusione. Es mejor dejar duplicados temporalmente que fusionar registros que no deberían combinarse. Siempre puede volver más tarde.
Glosario rápido
| Término | Significado |
|---|---|
| Cuenta de inicio de sesión | Una credencial de acceso para ingresar al sistema en línea |
| Solicitante | Un registro de quién envió una solicitud — rastrea historial de solicitudes, información de contacto y pagos |
| Persona | El registro principal de la parroquia para un ser humano real — la identidad autoritativa |
| Hogar | Un grupo familiar que conecta Personas relacionadas |
| Registrado | Un solicitante vinculado a una cuenta de inicio de sesión |
| Sin cuenta | Un solicitante sin cuenta de inicio de sesión |
| Individual | Un solicitante que representa a una persona |
| Hogar conjunto | Un solicitante que representa a una pareja |
| Organización | Un solicitante que no es persona (funeraria, ministerio, empresa) |
| Fusión | Combinar registros duplicados en uno, moviendo todos los datos vinculados al sobreviviente |
| Destino / Registro conservado | El registro que sobrevive a una fusión |
| Conflicto | Cuando los registros fusionados tienen valores diferentes para el mismo campo — usted elige cuál conservar |
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